CONSTITUCIÓN DE LA ENTIDAD COMERCIAL

Una vez que se toma la decisión, establecer adecuadamente una entidad comercial requiere un gran esfuerzo. A continuación, proporcionamos los pasos principales involucrados en la creación de la entidad y su preparación para lograr los objetivos de las startups. 

Nota: Recuerde que una empresa unipersonal y una sociedad pueden surgir por las acciones predeterminadas de los propietarios de la empresa. Esta sección se refiere al proceso de registro de una entidad ante el estado y preparación de los documentos de gobierno organizacional.

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¿Qué entra en el proceso de formación de la entidad?

Contrariamente a la creencia popular, el proceso de formación de entidades puede ser algo complicado. Mucha gente cree que la formación de entidades es fácil porque la presentación y recepción de los documentos de formación es un proceso simple. 

Sin embargo, como se discutió en el material anterior, hay mucho más que implica establecer una entidad comercial de manera efectiva. Es decir, configurar la entidad para que se adapte a las necesidades del negocio. 

Los siguientes párrafos brindan una descripción general paso a paso de las cosas que deben hacerse o considerarse al formar la entidad.

¿Qué debo presentar ante la Oficina del Secretario de Estado del estado?

Primero, el organizador (o incorporador) visitará la página web del Secretario de Estado y verificará la disponibilidad del nombre comercial previsto. Si el nombre está disponible y ella no va a presentar inmediatamente todos los documentos necesarios, querrá reservar el nombre. Esto evitará que otros tomen el nombre mientras tanto. 

A continuación, debe presentar la solicitud de formación (los artículos de incorporación o artículos de organización). La mayoría de los estados tienen un sistema electrónico para preparar la solicitud que lleva al organizador a través de unos sencillos pasos. 

Si bien esta es una forma sencilla de crear los documentos organizativos, a menudo es recomendable agregar disposiciones específicas de la empresa (como restricciones al derecho a modificar los artículos). La organizadora siempre puede preparar sus propios artículos y subirlos a través del sistema electrónico.

¿Qué documentos fiscales debo presentar?

Durante el proceso de presentación, el incorporador preparará y presentará el formulario SS-4 (Solicitud de número de identificación de empleador) ante el IRS y también solicitará un número de declaración de impuestos estatales. 

Si la empresa vende bienes, también puede ser necesario solicitar un número de impuesto estatal sobre las ventas. 

Posteriormente, el incorporador o un funcionario designado se encargará de establecer cuentas de depósito o retención para los impuestos sobre la renta y la nómina de los empleados. 

Afortunadamente, numerosos productos de software facilitan la retención de estos impuestos y la declaración y el depósito con la autoridad fiscal correspondiente.

¿Cuándo redacto los documentos de gobierno de la entidad?

En cualquier momento antes o durante este proceso, el organizador debe comenzar a preparar el acuerdo de sociedad, el acuerdo operativo o los estatutos. 

Redactar estos documentos requiere mucho trabajo y consideración con respecto a las operaciones comerciales. 

Los documentos regirán casi todos los aspectos de las operaciones comerciales, incluidos: la toma de decisiones; autoridad o derechos de voto de los propietarios; composición del directorio; etc 

Las disposiciones que normalmente se incluyen en los documentos de gobierno son numerosas y pueden ser complejas. 

En estos documentos se incluye una gran cantidad de estrategia comercial y ética. Por esta razón, el organizador debe trabajar con todos los fundadores para abordar las disposiciones de gobernanza. También es recomendable consultar a un abogado en la redacción de estas disposiciones.