¿Cómo escribir un artículo de incorporación?

Todas las entidades comerciales existen bajo la ley estatal. Es decir, la ley estatal reconoce la formación de una entidad comercial. Si una entidad comercial se forma en un estado, generalmente debe registrarse para hacer negocios en otro estado si lleva a cabo actividades allí. Esto certifica al segundo estado que la entidad comercial existe válidamente bajo las leyes de otro estado y para registrar su presencia en el estado. Para obtener más información sobre las entidades comerciales, visite el blog de LawTrades.

La forma más desarrollada o estructurada de entidad comercial es la corporación. Permite la división entre los propietarios y quienes controlan la empresa en beneficio de los propietarios. La estructura de la empresa se establece en dos documentos, los Artículos de Incorporación y los Estatutos. Los artículos de incorporación son un documento presentado ante el estado (generalmente la oficina del secretario de estado) que da existencia a la corporación. Una vez que los artículos de incorporación sean aceptados o aprobados por el estado, el estado emitirá un certificado de incorporación o escritura de constitución a los incorporadores. Una vez que el estado emite este documento, la corporación existe. Luego, los incorporadores deben emprender una serie de acciones para terminar de organizar la corporación para operar como una entidad comercial.

¿Qué términos o disposiciones se incluyen en los artículos de incorporación?

Cada estado tendrá sus propios estatutos con respecto a qué información se requiere en los artículos de incorporación. Las disposiciones más comúnmente requeridas son las siguientes:

• El/los Incorporador(es) – El incorporador es la persona que organiza la presentación y firma de los artículos de incorporación. Es decir, ella son los individuos que buscan dar existencia a la corporación. Puede haber más de un incorporador. Esto es muy común con las empresas existentes que buscan reorganizarse como una corporación. Los incorporadores generalmente actúan como promotores. Establecen los acuerdos necesarios para estructurar y financiar la corporación después de su existencia. Los artículos de incorporación deben proporcionar el nombre y la información de contacto (dirección y número de teléfono) de la(s) persona(s) que actúa(n) como incorporador.

• Nombre corporativo: el incorporador debe identificar (y puede reservar) un nombre corporativo antes de presentar la solicitud de formación. Reservar un nombre le permite al incorporador asegurar el nombre de la empresa antes de presentar los artículos y mientras realiza esfuerzos de promoción. El aspecto importante es que el nombre no puede ser tomado por otra entidad comercial dentro del estado. Es importante señalar que esta reserva y verificación de disponibilidad es independiente de la ley de marcas. Reservar un nombre comercial y usarlo para operaciones comerciales aún puede infringir la marca registrada de otra compañía en ese nombre. El estado tendrá requisitos específicos o limitaciones en el nombre. Como mínimo, el estado requerirá que el nombre incluya una indicación del estado corporativo reconocida por el estado, como Corp., Inc., Ltd., etc., al final del nombre de la empresa.

• Ubicación comercial principal: los incorporadores deben identificar la ubicación comercial principal. Sin embargo, más específicamente, el estado quiere saber el lugar donde se mantendrán los registros comerciales. Esta información estará disponible públicamente. Esto es importante, ya que los propietarios (ya veces las personas que se ocupan de la empresa) deben saber dónde pueden acceder a los registros de la empresa. Los tipos de registros mantenidos en este lugar serán aquellos relevantes para el gobierno corporativo y el desempeño fiscal.

• Propósito corporativo: la mayoría de los estados ya no requieren que una corporación declare su propósito. No obstante, la mayoría de los incorporadores declaran el propósito de la compañía en buena medida. En cualquier caso, el incorporador siempre incluirá una declaración de que la corporación puede realizar negocios “para cualquier propósito lícito”. Esto advierte al estado y al público que la corporación no es una entidad de propósito especial. Es decir, la empresa puede buscar gastar o contratar sus servicios en el futuro, dentro de los límites legales.

• Agente Registrado – Todas las corporaciones deben designar un agente registrado. Como su nombre lo indica, este individuo es un agente de la empresa para recibir correspondencia legal del estado u otras partes interesadas. En particular, el estado enviará avisos, tales como: el certificado de incorporación, aviso de cuotas anuales, asuntos fiscales, etc. Lo que es más importante, si una empresa está siendo demandada, los demandantes pueden perfeccionar el servicio del proceso entregando (o habiendo entregado) la citación y denuncia a este particular. Si el agente registrado es inexacto o no se puede ubicar, los estados aún pueden considerar que el servicio de proceso es válido cuando se envía a esta dirección. Esto puede ocasionar que la empresa desconozca el aviso legal y potencialmente incurra en mora por no responder a los reclamos legales pertinentes.

• Tipo de capital: los estatutos establecen la estructura de capital de la empresa. Es decir, designará los tipos de clases de acciones autorizadas para ser emitidas. Toda empresa debe autorizar al menos una clase de acciones, conocidas como acciones ordinarias. Las nuevas empresas y las corporaciones más grandes autorizarán rutinariamente múltiples clases de acciones. Los artículos deben indicar el número de acciones autorizadas y el valor al que se emitirán estas acciones. Esto se conoce como el valor nominal de las acciones. Es importante señalar que una empresa puede autorizar tantas acciones como desee. Sin embargo, no tiene que emitir realmente las acciones autorizadas. De hecho, es raro que la empresa emita todas sus acciones autorizadas. Una limitación importante en el número de acciones autorizadas es el monto de los impuestos que el estado atribuye a la empresa en función del número de acciones autorizadas. Por ejemplo, Delaware cobra un impuesto de franquicia en el momento de la formación de la empresa que se basa en gran medida en la cantidad de acciones autorizadas. El valor nominal de las acciones emitidas es generalmente muy bajo para permitir la liquidez y evitar repercusiones fiscales al emitir dichas acciones a los propietarios existentes.

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