¿Qué es la gestión del tiempo del proyecto?

La gestión del tiempo es esencialmente la capacidad de organizar y planificar el tiempo dedicado a las actividades. La gestión del tiempo del proyecto implica controlar la cantidad de tiempo que lleva realizar las tareas requeridas en el proyecto. 

El equipo del proyecto trabaja para desarrollar un cronograma del proyecto para administrar el tiempo y las expectativas durante el proyecto. Esto requiere un análisis del alcance del proyecto, el contrato y otra información relacionada con los entregables del proyecto. 

¿Qué es la programación de proyectos?

La programación de proyectos es el proceso de identificar tareas y asignar recursos para completar la tarea. 

Un ” Programa del proyecto ” es un documento que demuestra todo el trabajo requerido y el tiempo y el tiempo permitido para completarlo. El cronograma se desarrolla a medida que el proyecto pasa de su fase conceptual inicial a la fase de ejecución.

Proceso PMBOK para la gestión de horarios

La gestión del tiempo del proyecto en la Guía del PMBOK® se compone de 7 procesos. Los procesos de gestión del tiempo del proyecto son:

• Gestión de la programación del plan

• Definir actividades

• Secuencia de actividades

• Estimar los recursos de la actividad

• Estimar la duración de las actividades

• Desarrollar el cronograma

• Horario de control.

¿Qué es  la Gestión de Programación de Planes?

El plan de gestión del cronograma es parte del plan de gestión del proyecto y puede ser formal o informal. Es básicamente una metodología utilizada para crear y administrar el cronograma. 

El primer paso incluye el establecimiento de todas las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para administrar el cronograma de su proyecto. El objetivo es crear un plan sobre cómo crear y administrar el cronograma del proyecto.  

En la práctica de la vida real, esto se incorpora más tarde al cronograma del proyecto. El plan de gestión del cronograma se crea como parte del proceso Desarrollar plan de gestión en Gestión de integración.

Crear un plan para administrar el cronograma implica pensar en lo siguiente:

• Individuos involucrados en el proceso de programación
• El enfoque requerido para planificar un cronograma del proceso.
• Uso de procesos y procedimientos organizacionales
• Herramientas utilizadas para la programación.
• Método para administrar y controlar el proyecto para programar la línea de base y administrar cualquier desviación

El director del proyecto identificará lo siguiente: 

• Software de programación utilizado 
• Directrices de medición i
• Duración estimada de cada actividad 
• Recursos o Esfuerzos requeridos para esas actividades. 

Esta información se utiliza para crear una línea de base del proyecto. Esto se utilizará para identificar cualquier variación en el cronograma. 

El director del proyecto también desarrollará un Procedimiento de Control de Cambios. Este es el proceso para gestionar los cambios en la programación. El plan de gestión del cronograma a menudo controla el proceso de presentación de informes del proyecto. 

¿Cómo definir las actividades del proyecto?

Esto identifica las tareas y actividades específicas que deben llevarse a cabo para lograr los objetivos del proyecto y producir los entregables del proyecto. Se desglosa por unidad de trabajo individual. 

En la gestión del alcance, el equipo del proyecto creó la estructura de descomposición del trabajo. La WBS resultó en paquetes de trabajo que se utilizan para definir las actividades. 

Los paquetes de trabajo se desglosan en actividades. Cada actividad es estimada, programada, monitoreada y administrada. Esto requiere una comprensión del alcance de los objetivos alcanzados por la actividad y la disponibilidad de recursos (el equipo del proyecto). 

• Nota: Gran parte de este proceso implica estimación. Como parte del proceso, el gerente del proyecto usa una técnica llamada “planificación de onda rodante”. Este enfoque difiere la planificación de detalles específicos del trabajo solo cuando comienza esa fase del ciclo de vida del proyecto. 

El resultado del proceso de definición de actividad es la creación de:

• lista de actividades 
• Atributos de actividad 
• Hitos: entregables intermedios del cronograma del proyecto. 

¿Cómo secuenciar las actividades del proyecto?

En este punto, es importante poner el trabajo de su proyecto (tareas y actividades), procesos e hitos en el orden correcto. 

El resultado de Definir actividades es una lista de actividades e hitos. En el proceso de secuencia de actividades, estas actividades e hitos se secuencian en el orden de ejecución del trabajo. 

La Guía del PMBOK® recomienda crear un diagrama de red, también conocido como diagrama de red del cronograma del proyecto . Red, para ilustrar la lista de tareas del proyecto. 

¿Qué es una Lógica de Proyecto? 

La lógica del proyecto es una secuencia de actividades u orden de las actividades que se completarán. Desarrollar la lógica del proyecto requiere identificar las características y los identificadores de una actividad son sus atributos.

Para comenzar, el director del proyecto determinará el punto de inicio y finalización de cada actividad con relación a otras actividades. Es decir, una actividad (o múltiples actividades) puede tener que comenzar o terminar por completo antes de que pueda comenzar otra. Otros pueden tener lugar al mismo tiempo. 

Como tal, la lógica del proyecto identifica actividades que deben estar en primer lugar (predecesoras) antes que otras actividades (sucesoras). La relación se conoce como “ dependencia ”

Nota: Esta relación de relación predecesor-sucesor a menudo se denomina relación “padre-hijo”. 

¿Cómo usar representaciones gráficas en la secuenciación? 

La relación entre actividades debe presentarse en una representación gráfica. Algunos de los enfoques incluyen: 

Diagrama de Gantt : el diagrama de Gantt , también llamado diagrama de barras , es un gráfico escalado en el tiempo que representa cada actividad con una barra que refleja la duración, el inicio y el final.

¿Qué es un diagrama de red del proyecto?

El diagrama de red del proyecto, también conocido como diagrama lógico, es un documento que establece la secuencia lógica de las actividades necesarias para completar el proyecto. 

¿Qué es el MÉTODO DE DIAGRAMA DE PRECEDENCIA (PDM) o ACTIVIDAD-EN-NODO (AON). 

El método del diagrama de precedencia (PDM) es una técnica para mostrar gráficamente la lógica del cronograma colocando las actividades en cuadros con flechas entre ellos para mostrar las relaciones de precedencia-sucesor. 

Con esta actividad, secuenciará los tiempos y las duraciones del proyecto en función de los tiempos de finalización e inicio relevantes para otras actividades. 

Los arreglos son los siguientes: 

• Fin a inicio (FS):  el sucesor puede comenzar solo después de que finaliza una actividad. Esta es la relación más utilizada. 
• Comienzo a comienzo (SS):  el sucesor puede comenzar solo después de que comience una actividad. 
• Fin a fin (FF):  el sucesor puede terminar solo después de que termine una actividad. 
• Comienzo a fin (SF): el sucesor puede terminar solo después de que comience una actividad. Esta relación rara vez se utiliza.

¿Qué son los predecesores de actividad?

Una actividad que debe ocurrir primero es una actividad predecesora. La actividad subsiguiente es una actividad sucesora. Los siguientes son tipos de actividades predecesoras: 

• Predecesores externos : esta es una actividad que depende de cosas externas al proyecto.
• Predecesores discrecionales : por lo general, son procesos o procedimientos impulsados ​​por las mejores prácticas o estándares de desempeño. Estos son discrecionales porque son un producto o preferencia.  
• Predecesores obligatorios: los predecesores obligatorios son los tipos que tienen que existir solo por la naturaleza del trabajo.

¿Qué son los adelantos y los retrasos?

Un prospecto puede usarse para indicar que una actividad puede comenzar antes de que se complete la actividad predecesora. 

 Se inserta un retraso en el tiempo de espera entre las actividades, como la necesidad de esperar a que se complete la prueba de la aplicación antes de la implementación final de la aplicación. 

El proceso de Secuencia de Actividades también puede resultar en la identificación de nuevos riesgos. 

¿Qué es un cronograma de hitos?

Los hitos son eventos significativos en su proyecto. El director del proyecto debe crear un cronograma o hitos que identifiquen cualquier restricción para alcanzar estos hitos. 

Nota: Los hitos generalmente se representan con diamantes en el diagrama de red. Se conectará con una línea vertical en un gráfico escalado en el tiempo para mostrar la relación de varias rutas de programación con el hito.

El cronograma del proyecto generalmente incluye un cronograma de hitos. El cronograma de hitos establece fechas clave a lo largo de la vida de un proyecto. Estos hitos deben cumplirse para que el proyecto termine a tiempo. 

¿Cuáles son los tipos de programación de proyectos?

Hay muchos métodos diferentes de programación. Generalmente, un método de programación de proyectos logra los objetivos del proyecto. El resultado del proceso de programación puede variar con cada método. 

¿Qué es el método de la ruta crítica? 

El método de ruta crítica crea una representación visual (diagrama de red) del proyecto, las tareas, el período de tiempo para cada tarea. La atención se centra en las actividades críticas, pero también se identifican las actividades no críticas. 

Primero, se identifican las actividades, se estima la duración y se secuencian las actividades para optimizar la eficiencia. 

En la imagen de la red, los nodos representan actividades. El tiempo requerido para cada actividad está representado por líneas o arcos entre nodos. 

¿Qué es la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT)? 

La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) de programación de proyectos emplea un diagrama de red. Las actividades se presentan como nodos y la duración de la actividad se representa mediante líneas entre los nodos. 

 Cabe destacar que la técnica PERT permite flexibilidad en el período de tiempo para completar una tarea. La duración se determina con la siguiente fórmula: 

Tiempo esperado = (Tiempo optimista + 4*(tiempo más probable) + tiempo pesimista)/6. 

El tiempo Optimista es el tiempo más corto que puede ocurrir la actividad.

El pesimista es el más largo.

¿Qué es la planificación de recursos? 

Según el PMBOK®, la planificación de recursos consiste en “determinar qué recursos (personas, equipos, materiales, etc.) y qué cantidades de cada uno se deben utilizar para realizar las actividades del proyecto”.

Algunos requisitos previos para la planificación de recursos incluyen:

• Estructura de desglose del trabajo
• Duración del proyecto y tareas
• Alcance

¿Cómo estimar los recursos de la actividad?

A continuación, deberá identificar los recursos necesarios para la ejecución de cada actividad. Esto significa identificar los recursos humanos, el equipo y los suministros que necesita, además de la cantidad que necesita de cada uno.

Estimar recursos significa asignar recursos a cada actividad en la lista de actividades. Esto permitirá al director del proyecto determinar la cantidad y el tipo de recursos necesarios. 

Los enfoques para la estimación de recursos incluyen: 

• Juicio de expertos  : esto significa confiar en la experiencia y los conocimientos profesionales para estimar los requisitos de recursos.
• Análisis alternativo : esto significa identificar múltiples opciones para asignar recursos, como un análisis de escenario. Modela la asignación de diferentes tipos y cantidades de recursos. significa considerar varias opciones diferentes sobre cómo asignar recursos. Al modelar varios escenarios, puede encontrar soluciones para usar a medida que ocurren los cambios. Dos métodos que puede utilizar son:
  • Pensamiento de patrones : este método implica el reconocimiento de patrones, que es útil para refinar o mejorar, en función de experiencias pasadas.
  • Pensamiento lateral : este enfoque requiere pensamiento creativo y resolución de problemas con ideas que pueden no ser obvias al principio.
• Datos de estimación publicados : esto implica el uso de datos publicados sobre costos de recursos, disponibilidad y requisitos para tareas específicas. Se basa en gran medida en recursos de terceros, como artículos, libros, diarios y publicaciones periódicas que recopilan, analizan y publican datos de proyectos de otras personas.
• Software de gestión de proyectos: el software  de gestión de proyectos a menudo incluye funciones que estiman los requisitos de recursos para tareas específicas. 
• Estimación de abajo hacia arriba : esto requiere dividir actividades complejas en partes. Luego identificar las asignaciones de recursos para cada pieza. Este es un proceso difícil, pero tiende a ser el más preciso. En este enfoque, su equipo estima las tareas en función de su conocimiento y experiencia.

¿Cómo estimar la duración de la actividad?

Una vez que se completa el diagrama del proyecto, el gerente del proyecto estimará la duración o el tiempo que tomará completar cada actividad. Esto es complicado, ya que algunas actividades se pueden realizar al mismo tiempo, mientras que otras deben completarse secuencialmente.

La estimación de la duración de la actividad es el proceso de determinar cuánto tiempo llevará cada actividad. 

Específicamente, para cada actividad en la lista de actividades, considere su alcance y recursos, y calcule cuánto tiempo llevará realizarla.

Las técnicas comunes para estimar la duración de la actividad incluyen:

• Juicio de expertos : proviene de la experiencia de los miembros del equipo del proyecto.
• Estimación análoga : se comparan actividades similares de proyectos anteriores y cuánto tiempo les tomó. 
• Estimación paramétrica: generalmente implica el uso de fórmulas de precios integradas en el software de gestión de proyectos. Pero puede incluir el uso de cualquier fórmula, hoja de cálculo, base de datos o programa de computadora que produzca una estimación. 
• Estimación de tres puntos : este proceso genera tres estimaciones de costos para cada actividad: realista, optimista y pesimista. La estimación final es el promedio ponderado de los tres.
• Análisis de reserva : esto significa estimar la duración de una actividad y luego agregar tiempo adicional al cronograma (llamado reserva de contingencia o amortiguador ) para tener en cuenta el riesgo adicional.

Al determinar la duración, desea observar el tiempo requerido y la cantidad de esfuerzo requerido durante ese tiempo, ya que la intensidad del esfuerzo afectará la cantidad de tiempo requerido. 

Cabe destacar que debe tener en cuenta la disponibilidad de recursos al calcular la duración de la actividad. 

¿Qué es la Ruta Crítica? 

Cada diagrama de red tiene algo que se llama la ruta crítica. Es la cadena de actividades que, si suma todas las duraciones, es más larga que cualquier otra ruta a través de la red. 

Saber dónde está tu ruta crítica puede darte mucha libertad. Si sabe que una actividad no está en la ruta crítica, entonces sabe que un retraso en esa actividad no necesariamente retrasará el proyecto. 

¿Cómo determinar la ruta crítica? 

El método de ruta crítica (CPM), o análisis de ruta crítica (CPA), es un algoritmo para programar un conjunto de actividades del proyecto. Se usa comúnmente junto con la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT). 

El proceso para identificar la ruta crítica es el siguiente:

Paso 1.   Comience con un diagrama de red.

Paso 2. Encuentra todos los caminos en el diagrama. Una ruta es cualquier cadena de actividades que va desde el inicio del proyecto hasta el final.

Paso 3. Encuentra la duración de cada ruta sumando las duraciones de cada una de las actividades en la ruta.

Paso 4. La primera ruta tiene una duración de 11, que es más larga que las otras rutas, por lo que es la ruta crítica.
 El cronograma también se puede mostrar usando un diagrama de Gantt (Figura 11.3).

¿Qué es una fecha de inicio temprano?

La fecha de inicio temprano para una actividad es la fecha más temprana en que la actividad puede comenzar. La estimación considera calendarios de duración y disponibilidad de recursos. 

Para calcular las fechas de inicio tempranas, comience con la fecha de inicio del proyecto y asigne esa fecha como la fecha de inicio de las actividades que no tienen actividades predecesoras. Siga estos pasos para calcular las primeras fechas de inicio de las actividades subsiguientes, suponiendo relaciones de inicio y fin:

•    Agregue la duración de la actividad predecesora a su fecha de inicio.
• Sume el tiempo de demora o reste el tiempo de entrega.
• Consulte el calendario de recursos (o calendarios) que se aplica a las personas y los equipos necesarios para la actividad, y agregue la cantidad de días libres que abarcaría la actividad en esos calendarios.
• Asigne la fecha calculada como la fecha de inicio temprano de la actividad sucesora.

¿Qué es  Float o Slack?

Float, a veces llamado slack, es la cantidad de tiempo que una actividad, ruta de red o proyecto puede retrasarse desde el comienzo temprano sin cambiar la fecha de finalización del proyecto.

¿Qué es la flotación total?

La flotación total es la diferencia entre la fecha de finalización de la última actividad en la ruta crítica y la fecha de finalización del proyecto. 

Cualquier retraso en una actividad en la ruta crítica reduciría la cantidad de flotación total disponible en el proyecto.

Flotación positiva es cuando termina antes de la fecha de finalización de la última actividad. Una flotación negativa es cuando la fecha de finalización calculada de la última actividad es posterior a la fecha de finalización prevista.

¿Qué son las fechas de inicio tardío?

Las fechas de inicio más tardías son la fecha más tardía en que cada actividad podría comenzar y aun así cumplir con la fecha de finalización del proyecto. 

Para hacer esto, trabaje a través del diagrama de red de derecha a izquierda comenzando con la fecha de finalización obligatoria del plan del proyecto, de la siguiente manera: 

•  Reste la duración de la actividad predecesora de su fecha de finalización tardía
• Reste el tiempo de demora o agregue el tiempo de entrega a la fecha de finalización tardía.
• Consulte el calendario de recursos (o calendarios) que se aplica a las personas y equipos necesarios para la actividad, y reste la cantidad de días libres que la actividad abarcaría en esos calendarios.
• Asigne la fecha calculada como la fecha de inicio tardía de la actividad predecesora.

La diferencia entre la fecha de inicio temprano y la fecha de inicio tardío para las actividades en la ruta crítica suele ser la misma que la flotación total, a menos que las actividades se vean afectadas por los calendarios de recursos de manera diferente en el paso hacia adelante y hacia atrás. 

¿Qué es flotación libre?

Free float son actividades que no están en la ruta crítica pero tienen una diferencia entre su fecha de inicio temprana y su fecha de inicio tardía, aquellas actividades que pueden retrasarse sin afectar la fecha de finalización del proyecto.

Visualización del cronograma de la ruta crítica

En un diagrama de actividad en nodo, cada actividad se muestra como un cuadro o nodo y las flechas representan las relaciones lógicas que van del predecesor al sucesor.

¿Cómo calcular el arrastre? 

El arrastre de una actividad de ruta crítica se puede calcular usando la siguiente fórmula:

1. Si una actividad de ruta crítica no tiene nada en paralelo, su arrastre es igual a su duración. Así A y E tienen arrastres de 10 días y 20 días respectivamente.
2. Si una actividad de la ruta crítica tiene otra actividad en paralelo, su arrastre es igual a lo que sea menor: su duración o la holgura total de la actividad paralela con la menor holgura total. Así, dado que B y C son paralelos a F (float de 15) y H (float de 20), B tiene una duración de 20 y un arrastre de 15 (igual al float de F), mientras que C tiene una duración de solo 5 días y por lo tanto arrastre de sólo 5. La actividad D, con una duración de 10 días, es paralela a G (flotante de 5) y H (flotante de 20) y por lo tanto su arrastre es igual a 5, el flotador de G.

¿Cómo desarrollar un cronograma de proyecto?

La siguiente fase es desarrollar el cronograma del proyecto utilizando la información reunida. 

Dependiendo de la fase del proyecto, creará uno de los siguientes programas.

¿Qué es el cronograma del proyecto conceptual? 

Un cronograma de proyecto conceptual o inicial identifica fechas y actividades importantes. Si bien carece de detalles, generalmente se usa para permitir que el patrocinador del proyecto o la alta gerencia tomen decisiones sobre el alcance del proyecto. El documento de alcance (que contiene los objetivos, actividades y expectativas) se utiliza para crear el cronograma del proyecto. 

¿Qué es un programa maestro del proyecto? 

El cronograma maestro del proyecto combina toda la estructura de desglose del trabajo, la lógica del proyecto y la estimación del tiempo para identificar fechas importantes (fecha de inicio, fecha de finalización, hitos) y actividades. 

Además, las actividades principales se dividen en actividades más pequeñas con recursos asignados a cada una. 

El programa maestro se convierte en parte del contrato de trabajo. Además, se pueden proporcionar partes del cronograma maestro a partes externas (como proveedores) como parte del proceso de adquisición y contratación.