¿Qué es la Planificación de la Comunicación? 

Como parte del plan del proyecto, el gerente del proyecto puede desarrollar un plan de comunicación que establezca las reglas y el flujo de información entre los miembros del equipo y las partes interesadas.

Esto es particularmente necesario en proyectos complejos. 

La dificultad de elaborar un plan de comunicación es mantener informados a los interesados ​​sin sobrecargarlos con información que no es útil. 

Algunas de las consideraciones principales incluyen:

• Quién requiere información
• ¿Qué tipo de información, 
• El alcance de la divulgación
• Momento de la divulgación
• Medios de divulgación
• Grado en que se requiere o acepta la contribución de las partes interesadas. 

¿Qué incluye un Plan de Comunicación?

No existe un formato único para un plan de comunicación. Los elementos de un plan pueden incluir:

• Partes interesadas y expectativas
• Objetivos de comunicación
• Tipo de comunicaciones
• Métodos (canal) de comunicación
• Cadencia o tiempo de las comunicaciones.
• Parte comunicante (quién es responsable)
• Elementos del sistema de comunicación o tecnología y documentos: plantillas, formatos o documentos que el proyecto debe usar para comunicarse.

¿Tipos de divulgación? 

El tipo de divulgación necesaria puede verse desde las siguientes perspectivas:

• Proyecto
• Organizativo
• Formalidad
• Canal

¿Qué es la Perspectiva del Proyecto de Comunicación? 

La perspectiva del proyecto de comunicación incluye:

• Comunicación interna  : la comunicación que tiene lugar entre los miembros del equipo del proyecto. Generalmente, este tipo de comunicación es “en bruto”. Puede implicar mucha discusión de ida y vuelta a medida que se resuelven los planes o problemas.
• Comunicaciones externas   : la comunicación entre los miembros del equipo del proyecto y las otras partes interesadas del proyecto. Los ejemplos incluyen la comunicación con clientes internos y externos, otros proyectos y los medios. Por lo general, este tipo de comunicación se limpia o se prepara de otro modo antes de presentarse o enviarse a la parte receptora.

¿Qué es la Perspectiva Organizacional de la Comunicación? 

La perspectiva organizativa de Comunicación es la siguiente:

• La comunicación vertical es el flujo de comunicación ascendente y descendente que ocurre entre los diferentes niveles jerárquicos de la organización. Un ejemplo de comunicación ascendente es cuando un miembro del equipo del proyecto proporciona al director del proyecto una actualización del estado de sus tareas asignadas. Un ejemplo de comunicación descendente es cuando el director del proyecto comparte los objetivos del proyecto con el equipo del proyecto.
• La comunicación horizontal se refiere a la comunicación entre personas en el mismo nivel organizacional. Un ejemplo de comunicación horizontal es cuando los miembros del equipo del proyecto discuten entre sí los temas del proyecto.
• La comunicación diagonal tiene lugar entre las diferentes divisiones funcionales de la organización. La comunicación diagonal se ha vuelto más importante a medida que las organizaciones matriciales y basadas en proyectos se vuelven más comunes. Para ser efectivo en este tipo de organizaciones, un gerente de proyecto debe estar familiarizado con las diferentes funciones y gerentes dentro de la organización y luego planificar sus comunicaciones en consecuencia.

¿Cuál es la perspectiva de la formalidad de la comunicación? 

La perspectiva formal de la comunicación es la siguiente:

• Comunicación formal : por lo general, se planifica y requiere algo de tiempo y esfuerzo para prepararse. Incluye informes, presentaciones y comunicados de prensa. 
• Comunicación informal : esto generalmente requiere menos planificación y ocurre de manera orgánica. Incluye correos electrónicos y discusiones ad-hoc. 

¿Qué es la perspectiva del canal de comunicación? 

La perspectiva del canal de comunicación se ocupa de cómo se comunicará su mensaje. Por ejemplo, podría ser cara a cara, correo electrónico, llamada telefónica, teleconferencia, etc. 

¿Qué es la matriz de comunicación?

Una Guía para el Fundamento de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) proporciona recursos para la identificación de las partes interesadas, la definición de los requisitos de información y las formas de tecnología de la comunicación. 

La matriz de comunicación crea una tabla donde las partes interesadas se enumeran en columnas y los elementos del proyecto se enumeran en filas. Cuando una fila y una columna en particular son de interés en la tabla, la matriz emplea una letra que indica si la divulgación de información a la parte interesada relevante requiere aprobación, revisión y comentarios, o es solo para informar sin comentarios. 

¿Qué es el control de documentos?

El plan del proyecto debe abordar los problemas de control de documentos (organizar la creación, distribución y almacenamiento de documentos).

Los sistemas de control de documentos generalmente tienen funciones para distribuir, almacenar y recuperar información que necesita el equipo del proyecto. 

Los sistemas de control de documentos tienen un sistema de numeración sistemático que permite que un miembro del equipo obtenga información sobre el documento (como categoría, ubicación, propósito, autor y fecha). 

Los sistemas de control también permiten el control de versiones a medida que se modifica un documento en el transcurso de un proyecto.