¿Qué es la Adquisición de Proyectos?

Las adquisiciones se refieren a la planificación, las especificaciones, la adquisición y la entrega de los materiales, equipos y suministros necesarios para el proyecto.

La adquisición puede ser realizada por el equipo del proyecto o por los departamentos funcionales del patrocinador (organización anfitriona). 

¿Fuentes de adquisición?

La adquisición se lleva a cabo a través de cualquier número o combinación de métodos. 

• Materias primas: las materias primas son productos comunes que se compran en función de la oferta más baja. Los productos básicos incluyen artículos como hormigón para proyectos de construcción, suministros de oficina o incluso equipos de laboratorio para un proyecto de investigación. 
• Productos del cliente: estos son productos que se especifican para el proyecto. Los vendedores a menudo hacen ofertas para producir estos artículos. La adjudicación de un contrato puede incluir el precio, la capacidad para cumplir con el cronograma del proyecto, la adecuación al propósito del producto y otras consideraciones importantes para el proyecto. 
• Socios: un socio contribuye y se integra en el plan de ejecución. 

¿Qué es la Gestión de Compras?

La gestión de adquisiciones, como su nombre indica, es el proceso de gestión de la planificación, identificación, adquisición y entrega de lo que se adquiere. 

Los pasos generalmente incluyen:

• Identifique lo que necesita de fuera de la organización
• Planificar la fuente o el método para adquirir estas necesidades.
• Enviar los requisitos del contrato a los vendedores
• Asignar el contrato a un vendedor
• Monitorear para asegurarse de que se cumplan los términos del contrato
• Una vez entregado, realiza el pago y cierra el contrato. 

¿Qué es el Plan de Gestión de Compras? 

Un plan de gestión de adquisiciones describe y documenta los requisitos de compra para satisfacer las necesidades del proyecto. El plan debe incluir objetivos del plan y protocolos específicos para el método de adquisición.

El ciclo de adquisición del proyecto refleja las actividades de adquisición desde la decisión de comprar el material o servicio hasta el pago de las facturas y el cierre de los contratos de adquisición.

El plan de adquisiciones incluirá lo siguiente: 

• Identificación de un enfoque de contratación
• Identificar socios o preparar solicitudes de cotizaciones (RFQ) y solicitudes de propuestas (RFP) 
• Adjudicación y firma de contratos.
• Gestión de la calidad y el desempeño oportuno
• Gestión de cambios de contrato
• Cierre de contratos

Según el nivel de complejidad del proyecto, cada uno de estos pasos puede tardar horas o, a veces, semanas de trabajo en completarse. Cada uno de estos pasos también se incluye en el cronograma maestro del proyecto. El tiempo involucrado en el ciclo de adquisición puede influir en la programación de actividades críticas, incluida la decisión de realizar el trabajo por cuenta propia o contratar el trabajo a otros. Las fechas de entrega de equipos y materiales y las fechas de finalización de los trabajos contratados se incluyen en el cronograma del proyecto. Cualquier actividad de adquisición que genere un retraso en el proyecto o caiga en la ruta crítica del proyecto puede requerir una atención especial.

El ciclo de adquisición del proyecto refleja las actividades de adquisición desde la decisión de comprar el material o servicio hasta el pago de las facturas y el cierre de los contratos de adquisición.

¿Qué es el Plan de Contratación?

La planificación de contratos , o plan de compras, es parte del plan de gestión de adquisiciones, es donde planifica cada contrato individual para el trabajo del proyecto. Esto implica planificar cómo administrar el contrato, las métricas que necesita para tener éxito, elegir un proveedor y cómo administrar el contrato en todo momento. Incluye la siguiente información:

• Los tipos de contratos que planea usar 
• Las métricas que se utilizarán para medir el desempeño de los contratistas.
• Las fechas previstas de entrega de los trabajos o productos que está contratando
• Los documentos estándar de la empresa que utilizará
• El número de proveedores o contratistas involucrados y cómo se gestionarán.
• Cómo las compras pueden afectar las restricciones y suposiciones del plan del proyecto
• La coordinación de los plazos de entrega de compras con el desarrollo del cronograma del proyecto.
• La identificación de los vendedores precalificados (si se conocen)

El plan de compras, como todos los demás planes de gestión, se convierte en una subsidiaria del plan de gestión del proyecto. 

Los siguientes son algunos factores a considerar al seleccionar el tipo de contrato:

• La incertidumbre del alcance del trabajo necesario
• La parte que asume el riesgo de aumentos de costos inesperados
• La importancia de cumplir con las fechas de los hitos programados
• La necesidad de costos de proyecto predecibles

El plan de compras describe el método de compra de productos o servicios. Una forma de organizar el plan de adquisiciones es por el tipo de relación con los proveedores de los bienes o servicios subcontratados.

• Proveedor
• Vendedor 
• Compañero

¿Cómo seleccionar un enfoque de contratación?

El equipo de gestión del proyecto debe responder las siguientes preguntas sobre el trabajo a realizar para seleccionar un enfoque de contratación:

• ¿El trabajo o los materiales requeridos son una mercancía, un producto o servicio personalizado, o una habilidad o relación única?
• ¿Qué tipo de relación se necesita: proveedor, vendedor o sociedad?
• ¿Cómo se debe abordar al proveedor, vendedor o socio potencial: RFQ, RFP o contacto personal?
• ¿Qué tan conocido es el alcance del trabajo?
• ¿Cuáles son los riesgos y qué parte debe asumir qué tipos de riesgo?
• ¿La adquisición del servicio o bienes afecta las actividades en la ruta crítica del cronograma del proyecto y cuánto flotan hay en esas actividades?
• ¿Qué tan importante es estar seguro del costo por adelantado?

Otro factor clave en la selección del enfoque del contrato es determinar qué parte asumirá el mayor riesgo. El equipo determina el nivel de riesgo que gestionará el proyecto y qué riesgos se transferirán al contratista. 

Por lo general, el equipo de gestión del proyecto quiere gestionar el riesgo del proyecto, pero en algunos casos, los contratistas tienen más experiencia o control que les permite estar mejor posicionados para gestionar el riesgo asociado con el trabajo contratado.

¿Qué es un análisis de hacer o comprar?

Un análisis de fabricación o compra es un cálculo que se utiliza para determinar si es mejor contratar un bien o servicio o que el equipo del proyecto o el patrocinador fabriquen o produzcan internamente el bien o servicio requerido. 

Esta decisión está influenciada principalmente por lo siguiente:

• Presupuesto de gastos)
• Calendario

Los siguientes factores también influyen en las decisiones de subcontratación:

• Riesgo
• Calidad
• Flexibilidad

¿Cómo determinar los  requisitos del artículo?

Reunir información sobre todos los materiales requeridos por el proyecto. Incluya toda la información pertinente sobre cada artículo: tamaño, cantidad, requisitos técnicos y especificaciones, cualquier información que asegure la compra de la herramienta o material correcto para el trabajo.

Junto con los detalles del artículo, incluye el motivo o la justificación de la compra. Establecer un cronograma de compras. Su plan de compras debe incluir una fecha de “necesidad antes de” para cada artículo. 

Finalmente, enumere las personas autorizadas para solicitar cada artículo.

¿Cómo funciona la licitación y aceptación de proyectos?

El gerente de proyecto o el departamento de adquisiciones emitirá una solicitud de cotización (RoQ), una solicitud de propuesta (RFP) que detalla las necesidades del proyecto. 

Los proveedores responden a la RFP con propuestas u ofertas, brindando información como el costo, el tiempo de entrega y las consideraciones de programación.

¿Qué es la Solicitud de Cotización?

Una solicitud de cotización se centra en el precio. El tipo de materiales o servicio está bien definido y puede obtenerse de varias fuentes. El postor que puede cumplir con los requisitos de calidad y cronograma del proyecto generalmente gana el contrato cotizando el precio más bajo.

¿Qué es una solicitud de propuesta?

Una solicitud de propuesta tiene en cuenta el precio, pero se centra en cumplir con los requisitos de calidad o cronograma del proyecto. El proceso de desarrollo de una propuesta en respuesta a una RFP puede ser muy costoso para el postor, y el equipo del proyecto no debe emitir una RFP a una empresa que no es elegible para ganar la licitación.

¿Cómo seleccionar proveedores?

Generalmente, los proveedores se seleccionan debido a una relación o acuerdo existente con el patrocinador o en virtud de un proceso de licitación. 

La elegibilidad de un proveedor está determinada por la capacidad de realizar el trabajo de una manera que cumpla con los requisitos del proyecto y demuestre estabilidad financiera. 

La capacidad para realizar el trabajo incluye la capacidad para cumplir con las especificaciones de calidad y cumplir con el cronograma del proyecto. 

El vendedor también debe ser financieramente estable. Una verificación de crédito o un informe financiero de Dun and Bradstreet (D&B) proporcionará al proyecto información sobre el estado financiero del posible postor. D

Si se utiliza la licitación, describa los detalles del proceso de licitación, incluida la cantidad mínima de ofertas, los términos que deben cumplirse antes de que se considere una oferta y si la oferta está abierta o se extrae de una lista de proveedores preferidos.    

Los criterios generales para la selección de un proveedor son los siguientes:

• Capacidad del proveedor para entregar los materiales a tiempo
• Calidad
• Costo
• Calendario de entregas
• Comparación de costos de outsourcing vs in-sourcing
• Historial de proveedores con la empresa

¿Utiliza un distribuidor o un agente de abastecimiento? 

Un distribuidor compra productos al por mayor y le venderá el producto a un precio elevado.

Un agente de abastecimiento se comunica con una variedad de proveedores y/o fabricantes, obtiene el producto que necesita y obtiene una comisión de la venta.

Los factores a considerar antes de usar uno de estos agentes incluyen:

• Gama de productos  : los distribuidores están limitados en lo que ofrecen. Los agentes de abastecimiento tienen más flexibilidad para encontrar un proveedor, pero pueden estar limitados en función de sus conexiones con proveedores potenciales. 
• Personalización de productos  : los distribuidores venden productos listos para usar con menos capacidad de personalización. Los agentes de abastecimiento generalmente están mal equipados para proporcionar requisitos de personalización de productos a los proveedores, por lo que terminan tratando con productos con un potencial de personalización limitado. 
• Costos variables  : los distribuidores establecen el precio de compra sin revelar el margen de beneficio de su precio de compra. Un agente de abastecimiento obtiene un porcentaje específico del precio de compra cobrado por el fabricante. 
• Tiempo  – Los distribuidores tienden a tener productos disponibles. Los agentes de abastecimiento generalmente tienen que encontrar un fabricante, lo que lleva más tiempo obtener el producto. 
• Calidad  – El uso de un tercero siempre conlleva un riesgo de conformidad de calidad. Los distribuidores negocian con un producto terminado, cuya calidad se puede identificar fácilmente. Un agente de abastecimiento tiene la capacidad de comparar ofertas de productos para identificar los productos que cumplen con los estándares de calidad. 

¿Cuáles son los tipos de contrato utilizados en las adquisiciones? 

A continuación se muestra una lista de muestra de los tipos de contratos que se utilizarán en el proceso de adquisición. 

• Orden de compra (PO) : se utiliza para comprar bienes y materiales.
• Precio fijo : no importa cuánto tiempo o esfuerzo se dedique a ellos, el cliente siempre paga lo mismo. Los contratos de precio fijo requieren la disponibilidad de al menos dos o más proveedores que tengan las calificaciones y los antecedentes de desempeño que aseguren que se puedan satisfacer las necesidades del proyecto. El otro requisito es un ámbito de trabajo que probablemente no va a cambiar. 
  • Precio fijo fijo  : precios negociados por bienes o servicios contratados.
  • Precio unitario fijo : si el servicio o los materiales se pueden medir en unidades estándar, pero la cantidad necesaria no se conoce con precisión, el precio por unidad se puede fijar: un contrato de precio unitario fijo. 
  • Precio fijo más incentivo : precio negociado con incentivos integrados basados ​​en el rendimiento para una entrega o finalización más rápida.
  • Contratos de Precio Fijo con Ajuste de Precio Económico  – El uso más común de este tipo de contrato es el precio ajustado por inflación. Esto se usa para contratos a largo plazo donde el precio de los materiales se puede ajustar por inflación.
• Tiempo y materiales (T&M) : el cliente paga una tarifa por el tiempo dedicado a trabajar en el proyecto y también paga por todos los materiales utilizados para realizar el trabajo. Incluye las tarifas de los subcontratistas para la instalación y el costo de los materiales. El tiempo generalmente se contrata en base a una tarifa por hora y el contratista generalmente presenta las hojas de tiempo y los recibos de los artículos comprados en el proyecto. El proyecto reembolsa al contratista por el tiempo empleado sobre la base de una tarifa acordada y el costo real de los materiales. La tarifa suele ser un porcentaje del costo total.
• Contrato de costo reembolsable (Cost Plus) : el vendedor le cobra el costo de hacer el trabajo más una tarifa o tarifa. Dado que el costo del proyecto es reembolsable, el contratista tiene mucho menos riesgo asociado con los aumentos de costos.
  • Contrato de costo reembolsable con tarifa fija:  un contrato de costo reembolsable con tarifa fija proporciona al contratista una tarifa o monto de ganancia que se determina al comienzo del contrato y no cambia.
  • Contrato de costo reembolsable con tarifa porcentual:  un contrato de costo reembolsable con tarifa porcentual le paga al contratista los costos más un porcentaje de los costos, como el 5 por ciento de los costos totales permitidos. Al contratista se le reembolsan los costos permitidos y se le paga una tarifa.
  • Contrato de  costo reembolsable con una tarifa de incentivo: se utiliza un contrato de costo reembolsable con una tarifa de incentivo para fomentar el desempeño en áreas críticas para el proyecto. 
  • Contrato de  costo más con tarifa de adjudicación: un contrato de costo más con tarifa de adjudicación reembolsa al contratista todos los costos permitidos más una tarifa que se basa en criterios de desempeño. La tarifa generalmente se basa en metas u objetivos que son más subjetivos. 

¿Qué es el Proceso de Orden de Compra?

Enumere los pasos para las órdenes de compra y la política de adquisiciones. Por ejemplo, usando la autenticación de coincidencia de tres vías:

• El departamento de compras envía una orden de compra (PO) para autorizar una compra.
• Se devuelve una factura al vendedor al comprador, haciendo referencia a la orden de compra.
• Los productos llegan con un albarán, que se verifica con la orden de compra y la factura para asegurarse de que todo llegó según lo solicitado.

Los tres documentos se reconcilian y registran. Los sistemas de pedidos de compra digitales comparan los datos y señalan cualquier anomalía.

¿Cómo gestionar los contratos de proyectos? 

El gerente de contratos de proveedores desarrolla especificaciones detalladas y asegura el cumplimiento de estas especificaciones. 

El gerente de contratos de proveedores asegura que los contratistas que ofertan el trabajo tienen las habilidades y la capacidad para realizar el trabajo de acuerdo con el cronograma del proyecto y realiza un seguimiento del desempeño del proveedor frente a las necesidades del proyecto, brindando apoyo y dirección cuando sea necesario. 

El gerente de acuerdos de asociación desarrolla la alineación en torno a objetivos y procesos de trabajo comunes. Cada uno de estos enfoques requiere diferentes habilidades y varios grados de esfuerzo.

Una vez que se adjudica el contrato, el equipo del proyecto realiza un seguimiento del desempeño del contratista con respecto a los criterios de desempeño del contrato y su contribución al desempeño del proyecto. 

La gestión del desempeño del contratista en un proyecto es tan importante para los resultados generales del proyecto como el trabajo realizado por el equipo del proyecto.

¿Qué es Logística?

El equipo y los materiales que se compran para su uso en el proyecto deben transportarse, inventariarse, almacenarse y, a menudo, asegurarse. Esta área de especialización se llama logística. 

La logística del proyecto puede ser gestionada por el equipo del proyecto o puede incluirse en la RFP o RFQ.

 En proyectos internacionales, los materiales pueden importarse y el equipo de adquisiciones gestiona el proceso de aduanas. 

En proyectos más pequeños, la función logística suele estar a cargo de la empresa matriz. En proyectos más grandes, estas actividades generalmente se contratan a empresas que se especializan en servicios logísticos. 

En proyectos más grandes y complejos, ese equipo de adquisiciones incluirá experiencia en logística.

La entrega de estos materiales influye en la programación del proyecto y, a menudo, algunos materiales se necesitan antes de lo que se entregaría con las prácticas normales de adquisición. En los artículos con plazos de entrega largos, el cronograma del proyecto se incluye en los planes de contratación y los contratistas deben explicar cómo apoyarán el cronograma del proyecto.

¿Qué son  los Pagos Progresivos? 

Los pagos realizados antes de la finalización del proyecto y en función del avance de la obra se denominan pagos anticipados. 

 Los contratistas generalmente requieren pagos a lo largo del contrato. El director del proyecto creará un cronograma de pagos que está conectado con la finalización de una cantidad definida de hitos del proyecto o trabajo. 

¿Cambios en el ámbito de trabajo del vendedor o del proveedor?

El ámbito de trabajo de un proveedor describe los bienes o servicios que suministran al proyecto. 

 A menudo ocurren cambios en el proyecto que requieren cambios en el alcance del trabajo del contratista. 

El gerente del proyecto debe documentar qué cambió, cómo el cambio impactó el contrato y desarrollar una orden de cambio (un cambio en el contrato).

Cierre de contratos de adquisición

La última etapa del ciclo de adquisición del proyecto incluye el pago de las facturas y el cierre de los contratos de adquisición.

Los proveedores proporcionan productos que deben cumplir con los estándares de calidad. El equipo del proyecto debe verificar los registros de las entregas realizadas y determinar que fueron de calidad aceptable. 

Si algún artículo fue rechazado por mala calidad o no entregado, el pago final se ajusta en consecuencia.

¿Qué son las listas de golpes? 

Antes de que se cierre el contrato, cualquier elemento menor que deba repararse o completarse se coloca en una lista de verificación, que es una lista de todos los elementos encontrados por el propietario que aún quedan por hacer. 

El equipo del proyecto luego trabajará en todos los elementos de la lista, creando un pequeño cronograma para completar el trabajo restante.

Si la cantidad de elementos en la lista de verificación es demasiado grande o la cantidad de trabajo es significativa, el equipo del proyecto continúa trabajando en el proyecto. 

Una vez que la lista de tareas pendientes se vuelve más pequeña, el gerente del proyecto comienza a cerrar el proyecto, manteniendo solo el personal y el equipo suficientes para apoyar al equipo que está trabajando en la lista de tareas pendientes.

Una vez completados, los entregables se transfieren al patrocinador del proyecto.

¿Pago final en un contrato de adquisición?

Si el proveedor ha cumplido con todas las obligaciones contractuales, incluida la solución de problemas y la realización de reparaciones como se indica en una lista de verificación, el equipo del proyecto firma el contrato y lo envía al departamento de contabilidad para el pago final. 

Se notifica al proveedor que el último pago es definitivo y completa el acuerdo contractual entre el proveedor y el proyecto.

Completar el proyecto puede implicar solucionar los problemas más difíciles que son desproporcionadamente costosos de resolver, por lo que el pago final debe ser lo suficientemente grande como para motivar al proveedor a darle al proyecto una alta prioridad para que pueda completarse a tiempo.