¿Qué es el presupuesto? 

Un presupuesto es un plan de los recursos necesarios para lograr los objetivos de la organización.

Presupuestos de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba

 Algunas empresas prefieren adoptar un  enfoque ” de arriba hacia abajo”  para la elaboración de presupuestos, en el que la alta dirección establece el presupuesto con poca participación de otros empleados. 

Estos presupuestos se imponen a la organización y hacen poco para motivar a los empleados o para ganar la aceptación de los empleados. 

Las empresas exitosas abordan la elaboración de presupuestos de abajo hacia arriba. Esto requiere la participación de varios empleados dentro de la organización, no solo de la alta dirección. 

Los empleados de nivel inferior a menudo saben más sobre sus áreas funcionales que la alta gerencia y pueden ser una excelente fuente de información para fines presupuestarios. 

Aunque obtener información de los empleados de toda la organización puede llevar mucho tiempo, este enfoque tiende a aumentar la motivación de los empleados y la aceptación del presupuesto.

El proceso de presupuestación

El proceso de presupuestación comienza con el presupuesto de ventas. 

Además, tenga en cuenta que las empresas de fabricación tienden a tener más programaciones presupuestarias que otros tipos de organizaciones porque sus operaciones son más complejas. 

Una vez que comprenda la elaboración de presupuestos en un entorno de fabricación, podrá modificar fácilmente el proceso para realizar la elaboración de presupuestos en otras organizaciones.

Presupuesto de ventas

El presupuesto de ventas es una estimación de las unidades de producto que la organización espera vender por el precio de venta esperado por unidad. 

Este es quizás el presupuesto más importante, ya que impulsa la mayoría de los otros presupuestos. 

Pronosticar las ventas a menudo implica una investigación exhaustiva y numerosas fuentes. 

Las empresas suelen comenzar con su personal de ventas, ya que los vendedores tienen contacto diario con los clientes e información directa sobre la demanda de los clientes. 

Algunas empresas pagan por los datos de tendencias del mercado para conocer las tendencias de la industria y los productos. 

Muchas organizaciones contratan consultores de investigación de mercado para obtener y revisar datos de la industria y, en última instancia, para predecir la demanda de los clientes. 

Las empresas más grandes a veces emplean economistas para desarrollar modelos sofisticados que se usan para proyectar las ventas. 

Las organizaciones más pequeñas y menos sofisticadas simplemente basan sus estimaciones en tendencias pasadas.

Presupuesto de produccion

El presupuesto de producción se desarrolla a continuación y se basa en las proyecciones del presupuesto de ventas. ¿Qué es un presupuesto de producción y cómo se elabora?

Si la organización utiliza un sistema de producción justo a tiempo, donde la producción ocurre justo a tiempo para enviar los productos al cliente, las unidades producidas cada trimestre serían exactamente las mismas que las ventas proyectadas. 

Sin embargo, la mayoría de las empresas mantienen un cierto nivel de inventario de productos terminados. Por lo tanto, la producción normalmente no es la misma que las ventas proyectadas. 

El presupuesto de producción es una estimación de las unidades que se producirán y se basa en las proyecciones de ventas más una estimación del inventario final deseado de productos terminados menos el inventario inicial de productos terminados, como se resume a continuación:

En aras de la simplicidad, suponga que el inventario de productos en proceso es insignificante y, por lo tanto, el inventario inicial y final de productos en proceso es cero. 

Unidades a producir = Ventas esperadas en unidades + Unidades deseadas del inventario final – Unidades en el inventario inicial

Presupuesto de compras de materiales directos

El número de unidades de productos terminados que se producirán cada trimestre del presupuesto de producción es el punto de partida para el presupuesto de compras de materiales directos. 

El presupuesto de compras de materiales directos es una estimación de las materias primas necesarias para lograr el nivel deseado de producción. 

Identificar las unidades terminadas que se producirán en el primer trimestre. 

Establezca un presupuesto de compras de materiales directos que responda a las preguntas: ¿cuántas libras de material se deben comprar durante el primer trimestre para lograr esta producción y cuál es el costo de estos materiales?

Esta cantidad se etiqueta como materiales necesarios en la producción en el presupuesto de compras de materiales directos. 

Las empresas tendrán materiales en el inventario inicial de materias primas y prefieren mantener un cierto nivel de inventario final de materias primas. 

Por lo tanto, los materiales directos comprados se basan en los materiales necesarios en la producción más una estimación del inventario final deseado de materias primas menos el inventario inicial de materias primas. 

Lo resumimos en la siguiente ecuación. 

Materiales a comprar = Materiales necesarios en la producción + Materiales deseados en el inventario final − Materiales en el inventario inicial

Observe la similitud de esta ecuación con la ecuación de inventario presentada anteriormente para el presupuesto de producción.

Para estimar el costo de comprar las libras de material, multiplique la cantidad de libras que se comprarán por el costo por libra. 

Presupuesto de mano de obra directa

El presupuesto de compras de materiales directos es el primero de tres presupuestos de apoyo para la producción. El segundo es el presupuesto de mano de obra directa. 

El presupuesto de mano de obra directa es una estimación de las horas de mano de obra directa y los costos relacionados, necesarios para lograr el nivel deseado de producción. 

Este presupuesto responde a las preguntas: ¿cuántas horas de mano de obra directa serán necesarias para lograr esta producción y cuánto costará esta mano de obra?

Por ejemplo, suponga que se necesitan 0,10 horas de mano de obra directa (o 6 minutos) para producir 1 unidad de producto. Por lo tanto, se requerirán 4080 horas de mano de obra directa para producir 40 800 unidades de producto (= 40 800 unidades terminadas producidas × 0,10 horas de mano de obra directa por unidad). 

Dada una tarifa horaria promedio de $13, el costo de mano de obra directa para el primer trimestre asciende a $53 040 (= 4080 horas × $13 por hora). 

El gerente de producción usa esta información para garantizar que el número adecuado de empleados esté disponible para cumplir con los objetivos de producción. 

Observe que el número de horas de mano de obra directa necesarias en la producción para el tercer trimestre es significativamente mayor que cada uno de los dos trimestres anteriores. 

Nuevamente, esta es la razón por la cual las organizaciones preparan presupuestos: para planificar este tipo de eventos. Lynn tendrá que comenzar a planificar este aumento en las horas de mano de obra directa, ya sea pidiéndoles a los empleados que trabajen horas extra o contratando empleados adicionales.

Presupuesto de gastos generales de fabricación

El presupuesto de gastos generales de fabricación es el tercero de los tres presupuestos de producción de apoyo. ¿Qué es un presupuesto de gastos generales de fabricación y cómo se prepara?

El presupuesto de gastos generales de fabricación es una estimación de todos los costos de producción, además de los materiales directos y la mano de obra directa, necesarios para lograr el nivel deseado de producción. 

Observe que los costos generales se separan en componentes variables y fijos.

Costo general total ÷ unidades que se producirán en el año. Luego, deduzca la depreciación para obtener el pago real en efectivo de los gastos generales. 

Por definición, los costos indirectos variables totales cambian con los cambios en la producción y se calculan multiplicando las unidades que se producirán por el costo por unidad. 

Los costos fijos generalmente no cambian con los cambios en la producción y, por lo tanto, permanecen iguales cada trimestre. 

(Nota: en algunas situaciones, los costos generales fijos pueden cambiar de un trimestre a otro. Por ejemplo, contratar personal asalariado adicional durante el año aumentaría los costos generales fijos y comprar equipos durante el año aumentaría los costos de depreciación. En este ejemplo, asumimos que los costos indirectos fijos no cambian durante el año).

La depreciación se deduce en la parte inferior del presupuesto de gastos generales de fabricación para determinar los pagos en efectivo de los gastos generales porque la depreciación no es una transacción en efectivo. 

Usaremos esta información más adelante en el capítulo para el presupuesto de caja.

Presupuesto Administrativo y de Ventas

Ahora que los presupuestos relacionados con las ventas y la producción están completos, es hora de estimar los costos administrativos y de ventas. 

El presupuesto administrativo y de ventas es una estimación de todos los costos operativos distintos de la producción. 

Muchas organizaciones pueden tener costos fijos y variables en este presupuesto, mientras que otras tratan todos los costos administrativos y de ventas como costos fijos. 

Una vez más, la depreciación se deduce en la parte inferior de este presupuesto para determinar los pagos en efectivo por los costos administrativos y de venta.

Deduzca la depreciación para obtener el pago real en efectivo de los costos administrativos y de venta.

Estado de resultados presupuestado

Los presupuestos completados hasta este punto incluyen ventas, producción, materiales directos, mano de obra directa, gastos generales de fabricación y administración y ventas.

Esta es información suficiente para preparar el estado de resultados presupuestado. 

El estado de resultados presupuestado es una estimación de las ganancias de la organización para un período presupuestario determinado. 

La mayoría de las organizaciones preparan el estado de resultados presupuestado utilizando la base contable de acumulación: los ingresos se registran cuando se ganan y los gastos se registran cuando se incurren. 

La primera línea en el estado de resultados presupuestado, ventas, proviene del presupuesto de ventas. 

La siguiente línea, el costo de los bienes vendidos, se calcula multiplicando las ventas unitarias por el costo por unidad. 

Si la empresa utiliza el costeo de absorción total, todos los costos de fabricación relacionados con los bienes vendidos se incluyen (o se absorben por completo) en el costo de los bienes vendidos.

La tercera línea, el margen bruto, son simplemente las ventas menos el costo de los bienes vendidos. 

La cuarta línea, costos administrativos y de venta, proviene del presupuesto administrativo y de ventas. 

El resultado final del estado de resultados presupuestado, el ingreso neto, es el margen bruto menos los costos administrativos y de venta. 

El gasto por impuesto sobre la renta no se incluye en este ejemplo por motivos de simplicidad. 

Sin embargo, los impuestos sobre la renta pueden reducir significativamente los ingresos netos y los flujos de efectivo proyectados.

El estado de resultados presupuestado es quizás el componente más cuidadosamente analizado del presupuesto maestro. 

La dirección y los empleados de toda la organización utilizan esta información con fines de planificación y para evaluar el rendimiento de la empresa. 

La junta directiva y el comité de presupuesto son responsables de aprobar el presupuesto y, a menudo, revisan los informes periódicos que comparan los ingresos netos reales con los ingresos netos presupuestados para determinar si se están logrando las metas de ganancias. 

Los prestamistas y los propietarios a menudo revisan el presupuesto para asegurarse de que la organización esté en camino de cumplir sus objetivos. 

El estado de resultados presupuestado responde a la pregunta: ¿qué utilidades espera lograr la organización?

Después de completar el estado de resultados presupuestado, solo quedan tres presupuestos: 

• el presupuesto de gastos de capital, 
• el presupuesto de caja y 
• el balance presupuestado.

A continuación, analizamos el presupuesto de gastos de capital.

Presupuesto de gastos de capital

El presupuesto de gastos de capital es una estimación de los activos a largo plazo que se comprarán durante el período presupuestario. 

Esto incluye compras de activos tangibles a largo plazo, como propiedad, planta y equipo, y activos intangibles, como patentes, derechos de autor y marcas registradas. 

Este presupuesto puede tener un impacto significativo en el flujo de efectivo y requiere una planificación y un análisis cuidadosos.

Debido a que las compras de activos a largo plazo ocurren al final del año, la depreciación comenzará el año siguiente. 

Por lo tanto, la depreciación que se muestra en los costos indirectos de fabricación y en los presupuestos administrativos y de ventas no se verá afectada hasta el año siguiente. 

El desembolso de efectivo necesario para realizar estas compras se refleja en el presupuesto de efectivo.

Presupuesto en efectivo

El presupuesto de efectivo es una estimación de la cantidad y el momento de las entradas y salidas de efectivo para el período presupuestario. 

Aunque el estado de resultados presupuestado proporciona una estimación de la rentabilidad, no llega a proporcionar información sobre el flujo de efectivo. 

Una sección del presupuesto de efectivo mostrará cuándo se recibirá el efectivo de las ventas.

El presupuesto de caja tiene las siguientes secciones

• Cobros en efectivo de las ventas
• Pagos en efectivo por compras de materiales.
• Otros cobros y pagos en efectivo

Los montos que se muestran entre paréntesis representan salidas de efectivo; las cantidades sin paréntesis representan entradas de efectivo.

No incluye depreciación ya que el gasto de depreciación no implica un pago en efectivo. 

Exceso de cobros sobre pagos = Cobros en efectivo por ventas – Pagos en efectivo por compras de materiales – Otros pagos en efectivo.

Saldo de caja inicial = Saldo de caja al final del período anterior. Se da el saldo del primer trimestre.

Saldo de caja final = Exceso de cobros sobre pagos del trimestre + Saldo de caja inicial.

Balance presupuestado

El balance presupuestado es la última pieza del proceso presupuestario.

¿Qué es el balance presupuestado y cómo se prepara?

El balance presupuestado es una estimación de los saldos finales de todas las cuentas del balance. 

Los gerentes usan esto para evaluar el impacto que tendrán las ventas y los costos presupuestados en la condición financiera de la organización. 

Presupuestación en Organizaciones Comercializadoras

Las organizaciones de comercialización suelen comprar productos terminados y venderlos a clientes minoristas o mayoristas. Debido a que los comerciantes no producen bienes, no utilizan presupuestos de producción o relacionados con la producción.

No se necesitan materiales directos y todos los costos generales y de mano de obra están incluidos en el presupuesto administrativo y de ventas.

Programaciones presupuestarias maestras para una organización de comercialización

El aspecto más importante de la elaboración de presupuestos para las organizaciones de comercialización es el presupuesto de compras de mercancías. 

El presupuesto de compras de mercadería estima las unidades de mercadería a comprar y el costo por unidad. 

Al igual que el presupuesto de producción de una empresa de fabricación, el presupuesto de compras de mercancías estima las unidades que se comprarán (en lugar de las unidades que se producirán) y se basa en las proyecciones de ventas, así como en una estimación del inventario final de mercancías deseado menos el inventario inicial de mercancías.

Presupuestación en Organizaciones de Servicios

Las organizaciones de servicios, como las empresas de arquitectura y contabilidad, brindan servicios en lugar de bienes tangibles. 

Estas organizaciones no cuentan con inventarios de materias primas, productos terminados o mercancías, y por lo tanto no cuentan con presupuestos de producción o compras de mercancías. 

En cambio, la atención se centra en los ingresos por ventas proyectados de los servicios prestados y la mano de obra necesaria para lograr las proyecciones de ingresos por ventas. 

Las organizaciones de servicios deben estimar constantemente los servicios que se proporcionarán y asegurarse de que los recursos de mano de obra estén disponibles para satisfacer la demanda de los clientes.

Presupuesto en organizaciones sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro, como los distritos escolares y las organizaciones benéficas, también utilizan los presupuestos con fines de planificación y control. 

El proceso de elaboración de presupuestos en la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro es fundamental porque el presupuesto aprobado a menudo sirve como autoridad legal para los gastos. 

Debido a que las organizaciones sin fines de lucro son de naturaleza muy diversa, es difícil generalizar sobre qué componentes del presupuesto maestro se aplican y cuáles no. 

Sin embargo, con una comprensión de los componentes presupuestarios utilizados por las organizaciones de fabricación, comercialización y servicios, se puede establecer un proceso presupuestario para prácticamente cualquier organización sin fines de lucro.

 Para ver un ejemplo de cómo una organización sin fines de lucro realiza el proceso de elaboración de presupuestos, lea .

Por ejemplo, el comité responsable de la venta de boletos estima los ingresos por ventas en función de las ventas de boletos esperadas multiplicadas por el precio de venta promedio. 

Los aumentos anticipados en el precio de venta se consideran en el presupuesto de ventas.

Los gastos también se presupuestan en base a los resultados reales del año pasado. Quienes soliciten aumentos en los gastos presupuestados deberán justificarlos. 

Una vez que el comité de presupuesto ha equilibrado el presupuesto, revisado su razonabilidad y aprobado, pasa a la junta directiva para su aprobación.

La fase de control del proceso presupuestario requiere que todos los gastos estén de acuerdo con el presupuesto. 

Mensualmente se presenta a la junta directiva  un informe financiero que compara los ingresos y gastos reales  con los ingresos y gastos presupuestados  .

¿Qué es un Presupuesto Flexible? 

Las organizaciones utilizan un presupuesto modificado denominado presupuesto flexible. Un presupuesto flexible es simplemente un presupuesto maestro revisado basado en el nivel de actividad real. Representa a qué costes se debe dar un determinado nivel de actividad.