¿Qué es el alcance del proyecto?

El alcance del proyecto identifica el trabajo total (actividades), los procesos y la toma de decisiones del proyecto y su relación con las partes interesadas. Por lo general, establece los límites del proyecto. 

¿Qué es la gestión del alcance del proyecto?

Según el PMBOK, “la gestión del alcance del proyecto se ocupa principalmente de definir y controlar lo que está y lo que no está incluido en el proyecto”.

El PMBOK reconoce 6 procesos principales de gestión del alcance involucrados en la gestión y definición de los parámetros de un proyecto. Estos son:

• Planificación de la gestión del alcance: un plan de gestión del alcance 
• Recopilación de requisitos: un plan de gestión de requisitos 
• Definición del alcance: (una declaración del alcance del proyecto)
• Alcance de validación: (Los entregables son inspeccionados y revisados). 
• Controlando el Alcance: (Comparando los planes de alcance contra los implementados). 

¿Qué es un documento de alcance?

Una declaración de alcance del proyecto, también conocida como “Declaración de trabajo” o “Documento de alcance”, proporciona al equipo del proyecto la información que necesita para diseñar e implementar el proyecto.

Según el Project Management Institute, la declaración del alcance debe incluir lo siguiente:

• Descripción del alcance
• Criterios de aceptación del producto
• Proyectos Deliverable
• Exclusiones de proyectos
• Las limitaciones del proyecto
• Supuestos del proyecto

Otros (o un desglose más detallado) de los elementos de la declaración pueden incluir: 

• el nombre del proyecto
• la carta del proyecto
• El propietario del proyecto, los patrocinadores y las partes interesadas
• El enunciado del problema
• Las metas y objetivos del proyecto
• Los requisitos del proyecto
• Los entregables del proyecto
• Las no metas del proyecto (lo que está fuera del alcance)
• Hitos
• Coste estimado

Debe desglosar todos los requisitos en: 

• Requerimientos Funcionales  – Características de los entregables y qué hacen).
• Requisitos no funcionales : los estándares o pautas de calidad para el entregable que sirven como restricciones
  • Restricciones de rendimiento: (Ej. Estándares de equipo)
  • Restricciones de desarrollo: tiempo, recursos, calidad
• Requisitos técnicos : especifican cómo se debe diseñar e implementar el sistema para proporcionar la funcionalidad requerida y cumplir con las características operativas requeridas.
• Requisitos comerciales : estos son requisitos específicos establecidos por la organización patrocinadora. 
• Requisitos del usuario : esto tiene que ver con la experiencia del usuario del producto terminado. 
• Requisitos reglamentarios : estos son generalmente los requisitos legales o de la industria impuestos al proyecto. 
• Requisitos de software : los programas que deben estar implementados
• Requisitos de medición  : cómo se registra la información en el proyecto. 

Este documento debe desarrollarse con el aporte de tantas partes interesadas como sea posible. Es particularmente importante contar con la aceptación y aprobación del patrocinador del proyecto. El documento debe describir suficientemente los entregables para crear expectativas comunes entre todas las partes interesadas. 

¿Reunir información para determinar el alcance del proyecto?

Para identificar los elementos que forman parte del documento de alcance, el Gerente de Proyecto puede emprender cualquiera de los siguientes:

• Entrevistas
• Grupos de enfoque
• Grupos facilitados como JAD (desarrollo conjunto de aplicaciones)
• Técnicas de creatividad grupal: lluvia de ideas, grupos nominales, delphi, mapa mental, diagnóstico de afinidad
• Prototipos
• Observación
• Preguntas y encuestas
• Técnicas de toma de decisiones grupales: unanimidad, mayoría, pluralidad, dictadura

El documento de alcance generalmente no es estático. Cambia a medida que se desarrolla el proyecto. El equipo no se desviará del alcance del proyecto; más bien, reaccionará al entorno ya los cambios necesarios para llevar a cabo el proyecto. 

La documentación de los cambios dentro del documento de alcance sirve para informar a todas las partes interesadas sobre los cambios y permite que el gerente del proyecto administre las expectativas de manera efectiva. 

Requerimientos de trazabilidad matriz

La matriz de trazabilidad de requisitos es una herramienta utilizada para vincular los requisitos de un proyecto con sus objetivos. También le permite al gerente del proyecto llevar el requisito a través del ciclo de vida del proyecto y, por lo tanto, una estructura para administrar el alcance del proyecto. . 

Los atributos asociados a cada requisito se registran en la matriz de trazabilidad. La matriz contendrá información clave sobre el requisito. 

Los atributos típicos utilizados en la matriz de trazabilidad de requisitos incluyen: 

• un identificador único, 
• una descripción textual del requisito, 
• la justificación de la inclusión, 
• dueño, 
• fuente, 
• prioridad, 
• versión, 
• estado actual (activo/cancelado/diferido/agregado/aprobado), 
• fecha completada
• estabilidad, 
• complejidad, y 
• criterios de aceptación.

¿Qué es la Estructura de Desglose del Trabajo?

Después de identificar los requisitos y entregables, el trabajo del proyecto se debe presentar en la estructura de desglose del trabajo (EDT). 

WBS es una descomposición jerárquica del proyecto en fases, entregables y paquetes de trabajo. 

Más específicamente, la EDT subdivide el trabajo en componentes que se pueden programar, estimar, monitorear y controlar. Las tareas complicadas se dividen en la medida de lo posible en tareas más pequeñas. Cuando se desglosa al nivel más bajo, cada componente se conoce como “hijo”. 

Esto intenta estimar la duración y los recursos necesarios para cada actividad. La EDT se organiza en torno a las fases del proyecto para demostrar el trabajo requerido en cada fase. 

Al mismo tiempo, la EDT decide el trabajo en función de las unidades o funciones del proyecto. Esto facilita la comprensión de la cantidad de trabajo requerido para cada función.

Como tal, la EDT se descompone en niveles sucesivos. El nivel más bajo contiene la descripción más detallada de cada tarea. Al ascender en la estructura, las actividades se agrupan según el tiempo y los recursos, la unidad del proyecto o la función. Cada nivel tiene una descripción progresivamente más amplia. El nivel más alto es la descripción más amplia que indica los objetivos a alcanzar por las tareas. 

Este documento incorpora el alcance del proyecto y los entregables. Colectivamente, este documento incorporará todo el alcance del proyecto. 

Para crear la EDT, haga lo siguiente:

• Enumere los productos del proyecto (entregables)
• Identificar las actividades requeridas para cada producto.
• Subdividir las actividades en subactividades y tareas
• Identificar los entregables y los hitos para cada tarea
• Identificar los recursos necesarios para cada tarea. 

La WBS permite a los gerentes y equipos de proyectos:

• Gestionar los componentes individuales del proyecto,
• Estimar el tiempo, el costo y los recursos,
• Asignar Recursos Humanos,
• Asignar la responsabilidad de las actividades. 

La ” Regla del 100 por ciento ” requiere que todo el trabajo se divida en sus componentes más simples (un hijo) del siguiente estado del componente (el “padre”).