¿Qué es un proyecto?

No existe una definición única para un proyecto. El Project Management Institute (PMI) define un proyecto como un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único. 

• No rutinario : un proyecto generalmente se refiere a un proceso o empresa que no forma parte de las funciones u operaciones ordinarias del negocio. 
• Tiempo : un atributo clave de un proyecto es que es por un período de tiempo finito con un comienzo y un final contemplados. 
• Objetivos : el proyecto está orientado a objetivos o hitos. Es decir, el objetivo del proyecto es lograr un conjunto identificado de metas con el tiempo asignado. Estos objetivos se derivan de los intereses de todas las partes interesadas involucradas. 

¿Qué es la Definición del Proyecto?

La etapa más temprana de la gestión del proyecto comienza con la definición del proyecto o la creación de una “definición del proyecto”, también conocida como carta del proyecto o declaración del proyecto. Un proyecto bien definido incluirá objetivos específicos que se pueden llevar a cabo o que se pueden lograr. 

Los elementos comunes a considerar o incluir en la definición del proyecto son: 

• Visión del proyecto : la visión se refiere al futuro o hacia dónde irá algo. Esto generalmente es impulsado por las partes interesadas. Comenzará con el resultado esperado del proyecto. A partir de ahí, el director del proyecto o equipo puede desarrollar los objetivos individuales para el cumplimiento de las metas. 
• Alcance del proyecto : El alcance del proyecto identifica y establece límites a las actividades, tareas y decisiones que se tomarán o llevarán a cabo durante el proyecto. Estos a menudo se desglosan por cómo se relacionan con los objetivos individuales del proyecto. 
• Entregables planificados : los entregables del proyecto incluyen los resultados o manifestaciones del proyecto. Cuál será el resultado de las tareas emprendidas, en la medida en que se relacionen con los objetivos del proyecto. Los entregables generalmente combinan el producto del trabajo físico (tangible) con sistemas y procesos para su implementación continua (lógico o intangible). 
• Criterios de éxito : Las metas del proyecto se desglosarán por objetivos. Todas las partes interesadas y las personas involucradas en la planificación, implementación y revisión del proyecto deben llegar a un consenso sobre lo que significa lograr los objetivos. Esto incluye identificar el resultado del trabajo, los criterios para aceptar el resultado y los estándares por los cuales se mide la calidad de ese resultado.
• Autoridad del gerente del proyecto: la definición debe incluir una descripción de la autoridad del gerente del proyecto con respecto a los objetivos del proyecto. 
• Fases, Tareas y Actividades : Cualquier proyecto se llevará a cabo en fases definidas. Habrá tareas específicas requeridas del gerente del proyecto y del equipo durante cada fase del proyecto. Cada tarea estará compuesta por una letanía de actividades.

¿Qué son las restricciones del proyecto?

En cualquier proyecto, tendrá una serie de restricciones de proyecto, que incluyen.

• Costo:  los costos son parte del presupuesto. Requieren la asignación de recursos finitos.  
• Alcance : el alcance es la extensión y la naturaleza del trabajo involucrado en el proyecto. Debe fijarse a un conjunto definido de empresas. 
• Calidad : la calidad se refiere a la medida en que la entrada en el proceso de gestión del proyecto cumple con los estándares de la industria y las expectativas de las partes interesadas involucradas. La calidad de un proyecto se controla a través de la garantía de calidad (QA), el proceso de evaluación del rendimiento general del proyecto. 
• Riesgo – El riesgo es la posibilidad de un resultado no deseado y el impacto que puede tener en el proyecto. 
• Recursos : son los elementos necesarios para llevar a cabo el proyecto, como mano de obra humana, materiales físicos, finanzas, etc. 
• Tiempo : el tiempo para completar cualquier tarea o función en un proyecto es finito.
  

¿Qué es la Triple Restricción? 

El término “ restricción triple ” consiste en tiempo, costo y alcance como restricciones en un proyecto. Las restricciones son todas dependientes unas de otras. 

Ejemplo de una definición de proyecto

• Sección de identificación : indique el nombre del proyecto, la fecha de la versión actual del acta de constitución del proyecto, el nombre y la autoridad del patrocinador y el nombre del director del proyecto.
• Descripción general del proyecto   : proporcione una declaración simple pero precisa del proyecto.
• Objetivos:  establezca claramente los objetivos del proyecto y asegúrese de que contengan una medida de cómo evaluar si se han logrado. La declaración debe ser realista y debe seguir las 
  • Protocolo INTELIGENTE:
    • Específico (entrar en detalles)
    • Medible (use un lenguaje cuantitativo para que sepa cuándo ha terminado)
    • Aceptable (para las partes interesadas)
    • Realista (dadas las limitaciones del proyecto)
    • Basado en el tiempo (plazos, no duraciones)
• Alcance : especifique el alcance del proyecto identificando el dominio o el rango de requisitos. Es igualmente importante incluir en el alcance lo que no está incluido en el proyecto.
• Principales hitos : enumere todos los principales hitos necesarios para garantizar la finalización exitosa del proyecto.
• Entregables principales : enumere y describa los entregables principales que resultarán del proyecto.
• Suposiciones : describa las suposiciones hechas al crear el proyecto. Una suposición es un hecho del que no está seguro, pero puede confirmarlo más adelante o simplemente afirmarlo para que el proyecto pueda continuar como si la afirmación fuera cierta.
• Restricciones : defina todas y cada una de las restricciones en el proyecto o en aquellos que trabajan en el proyecto. Esta es una parte importante de la carta del proyecto. Una restricción es cualquier cosa que limita el rango de soluciones o enfoques.
• Necesidad u oportunidad comercial (beneficios) : proporcione una declaración concisa de la necesidad u oportunidad comercial que condujo a la creación del proyecto. ¿Por qué fue creado? ¿Cuales son los beneficios? ¿Cómo contribuye el proyecto a los objetivos organizacionales?
• Costo preliminar del proyecto : proporcione una declaración que indique cómo se definirá y controlará el costo del proyecto.
• Riesgos del proyecto : un riesgo es cualquier cosa incierta que pueda ocurrir y que reduzca o disminuya las posibilidades de éxito del proyecto.
• Aceptación del acta de constitución del proyecto: proporcione los nombres, títulos y líneas de firma de las personas que firmarán la acta de constitución del proyecto.
• Partes interesadas del proyecto:  proporcione las partes interesadas clave y los miembros del equipo por función, nombre y rol.

¿Cuáles son los estándares para la definición de un proyecto?

Además de los diversos elementos incluidos en la definición, estos elementos deben tener características específicas o cumplir con determinados estándares. Algunas pautas generales para cada elemento de la definición incluyen:

• explícito _ Indique claramente (en términos inequívocos) las expectativas y los requisitos de las partes interesadas para cada elemento del proyecto.
• Medible . Los resultados o logros de cada elemento de la definición del proyecto deben estar asociados con resultados medibles. Esto permite comparar el logro de los objetivos con los puntos de referencia establecidos. 
• relevante _ Todos los objetivos deben relacionarse estrechamente con las metas generales del proyecto. Esto significa que cada objetivo debe ser necesario y capaz de lograrse. 
• Con límite de tiempo . Cada elemento debe encajar con el cronograma general del proyecto. Deben ser capaces de completarse en un período finito e identificado. Estarán marcados con plazos e hitos. 
• flexibles _ Las definiciones de los proyectos deben ser adaptables y capaces de modificaciones para satisfacer las demandas del proyecto a lo largo del ciclo del proyecto. 

¿Qué es un caso de negocio?

Un caso de negocio define el problema o la oportunidad en detalle e identifica una solución preferida para la implementación. El caso de negocio incluye:

• Una descripción detallada del problema o la oportunidad con encabezados como Introducción, Objetivos comerciales, Declaración de problema/oportunidad, Supuestos y Restricciones.
• Una lista de las soluciones alternativas disponibles
• Un análisis de los beneficios, costos, riesgos y problemas del negocio.
• Una descripción de la solución preferida.
• Principales requisitos del proyecto
• Un plan resumido para la implementación que incluye un cronograma y un análisis financiero

El caso de negocio debe identificar claramente los objetivos del proyecto y describir la necesidad u oportunidad para la cual el proyecto proporcionará una solución. 

Indique los objetivos de tal manera que puedan verificarse construyendo formas de medir el logro. Es importante proporcionar definiciones cuantificables a los términos cualitativos.

Asegúrese de que todos los objetivos sean realistas y alcanzables. 

Luego, el patrocinador del proyecto aprueba el caso de negocios y se asignan los fondos necesarios para proceder con un estudio de factibilidad.

¿Qué es un estudio de factibilidad? 

El patrocinador realiza un estudio de factibilidad (basado en la información presentada por el equipo del proyecto) para determinar si vale la pena emprender el proyecto y si será rentable para la organización. 

La finalización y aprobación del estudio de viabilidad desencadena el inicio de la fase de planificación. 

El estudio de factibilidad también puede mostrar que no vale la pena continuar con el proyecto y el proyecto se cancela; por lo tanto, la siguiente fase nunca comienza.

El éxito de su proyecto depende de la claridad y precisión de su caso de negocios y de si las personas creen que pueden lograrlo.