Tabla de contenido
¿Cuál es la etiqueta apropiada de la reunión?
¿Cuál es la etiqueta apropiada de la reunión?
A casi todo el mundo le disgustan las reuniones de empresa. Desafortunadamente, son una necesidad o una realidad ineludible en muchas organizaciones.
A continuación se presentan algunos de los consejos para demostrar una etiqueta profesional positiva en las reuniones.
Volver a: CURSO DE DESARROLLO PROFESIONAL Artículo siguiente : Etiqueta telefónica y de correo electrónico
- Confirmar asistencia : asegúrese de confirmar su asistencia a la invitación de la reunión o del calendario. Es importante mantener informados a los demás sobre quién asistirá. Puede ser muy frustrante para todos los involucrados cuando falta una persona clave o esencial en la reunión, perdiendo el tiempo de todos.
- Prepárese : los aspectos negativos de las reuniones (como la monotonía o la ineficiencia) a menudo se ven exacerbados por la falta de preparación. Asegúrese de leer el material relevante y revisar las notas anteriores, los folletos u otra información sobre la misión y los objetivos de la reunión antes de presentarse. Incluso puede escribir los puntos de discusión que desea cubrir durante la reunión.
- Llegue temprano : nunca entre a la reunión en el último minuto. Debe dejar suficiente tiempo para ingresar a la reunión y entablar una breve conversación con los asistentes antes de comenzar a trabajar. Para las reuniones entre oficinas, esto generalmente significa llegar aproximadamente de 2 a 5 minutos antes. Para las reuniones fuera de la oficina, debe llegar diez minutos antes.
- Establezca expectativas : si está coordinando la reunión, es su trabajo controlar el trabajo y el progreso de la reunión. Debe comenzar la reunión con un resumen del propósito de la reunión, un resumen de lo que se discutirá y quién dirigirá la discusión. Proporcionar este esquema es una gran habilidad de comunicación que gestiona las expectativas de los asistentes.
- Conflictos : si tiene un compromiso conflictivo que lo alejará de la reunión, informe a los demás miembros de la reunión con anticipación. Trate de evitar esto por completo si usted es el coordinador de la reunión. Si no es el coordinador, debe comunicarse con el coordinador con anticipación para determinar cómo afectará esto al flujo de la reunión. Es posible que haga su contribución a la reunión de manera eficiente durante el tiempo que pueda estar allí. Cuando deba irse, tenga un plan para salir sin molestar a la reunión ni a los demás.
- Compromiso– Otra dificultad para tener una reunión eficiente es la falta de participación de los asistentes. Si es un presentador, debe enfocar su presentación de una manera que emocione y atraiga a la audiencia. En general, esto se puede hacer integrando algunas de las siguientes técnicas (abrir con una declaración que llame la atención, proporcionar un esquema, no usar diapositivas con muchas palabras, los gráficos solo se deben usar si son interesantes y útiles para los asistentes, usar cambios en emoción y tono en todo momento, involucre a los asistentes con participación activa o preguntas recíprocas. Si usted es un asistente, asegúrese de demostrar atención. Esto puede ser a través de la escucha activa, el lenguaje corporal, tomando notas, haciendo preguntas, etc. No pierda tiempo en su teléfono Incluso la revisión de correos electrónicos debe posponerse hasta el final de la reunión.
- Confrontaciones : no haga que las reuniones sean conflictivas. Si no está de acuerdo con el contenido o la posición de una presentación, no debe intentar refutar ni argumentar. Más bien, debe presentar cualquier hecho o posición contradictoria en forma de pregunta en la que solicite una mayor aclaración. Esto evita el conflicto al mismo tiempo que expresa sus preocupaciones sobre lo que está sucediendo.
- Preguntas o comentarios : asegúrese de comprender el deseo o preferencia del presentador por las preguntas y comentarios de los asistentes. Cuando presente preguntas durante la presentación, asegúrese de que estén dirigidas y bien pensadas antes de hacerlas. Las preguntas que interrumpen la presentación son molestas e improductivas. Si espera hasta el final para presentar preguntas o comentarios, asegúrese de escribir la pregunta durante la presentación. De lo contrario, puede ser muy difícil recordar con precisión todas sus preguntas o comentarios.
Temas relacionados
Desarrollo de una marca profesional- Comunicación verbal y lenguaje corporal
- Conversaciones profesionales
- Comenzando tu día
- Vestimenta y apariencia de oficina
- Reuniones (en persona)
- Etiqueta telefónica y de correo electrónico
- Espacio Personal y Áreas Comunes
- Visitantes de la oficina
- Comidas de negocios