¿Cuáles son las Fases de un Proyecto?

El Project Management Institute identifica cuatro fases secuenciales. Sin embargo, hay cinco fases de proyecto comúnmente reconocidas:

• Iniciación
• Planificación
• Ejecución
• Monitoreo y Control (no incluido por PMI)
• Cerrar

Hay varias subfases o actividades que se completan dentro de cada fase. 

¿Qué es la Fase de Iniciación?

Las actividades durante la fase de iniciación varían según el proyecto, pero a menudo incluyen:

• Identificar el problema u oportunidad de negocio
• Definición de una solución se define,
• Formar un proyecto, y
• Designación de un jefe de proyecto o equipo

En resumen, incluyen todas las actividades necesarias para comenzar a planificar el proyecto. 

También vale la pena señalar que esta fase puede encargarse de buscar la aprobación del proyecto por parte de las partes interesadas. Esto normalmente se logra a través de dos documentos:

• Business Case:  Este documento justificó la necesidad del proyecto. Por lo general, calcula un retorno de la inversión.
• Estudio de factibilidad: este documento generalmente identifica el costo del proyecto (en términos de los recursos necesarios), identifica las metas y establece un cronograma para su finalización. Como su nombre lo indica, los documentos buscan asegurarse de que los objetivos del proyecto sean alcanzables dentro de las limitaciones principales. 

¿Qué es la fase de planificación del proyecto?

La fase de planificación, comúnmente conocida como “organizar y preparar”, busca establecer cómo se llevará a cabo el proyecto y los recursos necesarios. Más específicamente, el equipo desarrollará un cronograma detallado del proyecto, un presupuesto, un plan de dotación de personal, un plan de adquisiciones y planes de control del proyecto. 

El resultado debe ser un plan de proyecto detallado que contenga lo siguiente:

• Alcance:  la necesidad del proyecto, los objetivos, el cronograma y los entregables.
• Definición:  Desglosa el proyecto en objetivos específicos más pequeños. 
• Tareas:  Identifique las tareas necesarias para cada objetivo y cómo son interdependientes. 
• Cronograma:  ¿Cuál es la línea de tiempo proyectada, los hitos y la fecha de finalización proyectada?
• Costo:  Estime los costos y elabore un presupuesto preliminar. 
• Calidad:  Identificar estándares de calidad y medidas de control de calidad. 
• Organización:  una estructura organizativa para informes y asignaciones de proyectos.
• Personal:  determine las funciones y responsabilidades del equipo. 
• Comunicaciones:  un plan detallado de informes y una estructura de comunicación (correo electrónico, slack, etc.)
• Riesgo:  Identificar los principales riesgos asociados a las distintas actividades, fases y objetivos. 
• Adquisiciones:  Desarrolle un plan para adquirir los recursos necesarios para el proyecto. 

Esto proporciona un punto de partida, que se ajustará a medida que avance el proyecto. 

¿Qué es la Fase de Ejecución?

La fase de ejecución, también conocida como “realización de la obra”, comprende las principales actividades que deben llevarse a cabo para completar la obra. El gerente del proyecto se encargará de supervisar el progreso, supervisar a los encargados de las tareas individuales y monitorear el progreso general del proyecto. 

¿Qué es la Fase de Monitoreo y Control?

La fase de Monitoreo y Control, a menudo agrupada en ejecución, es el acto de monitorear el progreso del proyecto. Requiere una comparación constante del uso de los recursos y el cumplimiento de las tareas con el presupuesto esperado y el proyecto a tiempo. El gerente se encargará de lo siguiente: 

• Informes:  proporcionar información sobre el progreso del proyecto a las partes interesadas. 
• Alcance:  Identifique cualquier cambio en el alcance del proyecto. 
• Calidad:  Identificar y tomar medidas sobre cualquier desviación en la calidad de los resultados. 
• Cronograma:  Supervisar el cumplimiento del cronograma del proyecto. 
• Costo:  identifique cualquier variación entre los costos reales y los proyectos. 
• Riesgo:  Supervisar y abordar cualquier materialización de los riesgos identificados. 

¿Qué es la Fase de Cierre?

La fase de cierre, o “cierre del proyecto”, es cuando se completa el proyecto, se disuelve el equipo del proyecto y se finalizan los informes y los entregables. El gerente del proyecto revisará una lista de verificación para asegurarse de que se hayan completado todos los requisitos para el proyecto. 

El cliente del proyecto toma el control del producto del proyecto y la oficina del proyecto se cierra.